特别篇（22）从Covid-19看酒店管理行业计划“plan”的重要性

Plan, plan, plan, 一个看似即熟悉，又陌生的词。你问10个周围的朋友，10个人都会告诉你深知计划的重要性。可真正会计划或者擅长计划的人其实少之又少。认识我的朋友都知道我本身是一个特别擅长且喜欢计划的的人。这可能和我的性格还有工作性质有关。这些年来也确实因为擅长plan受益非浅。

其实计划是一种能力, 看似简单，其实学问还挺大的。经过了这一次疫情，相信很多朋友更加体会到了计划的重要性。所以今天我想分享一下我的planning skills。

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Plan in Advance

我的plan in advance得先从最近发生的一件事情说起。

6月的时候打算约几个同事吃饭，一看我的时间，一下子约到了7月底。在商量后决定了寒冷的冬天以吃顿火锅来满足我们的胃， 我联系了一个认识的朋友准备订一下7月份的位置。对方一脸茫然的问我 “你确定是月底？不是6月底？”。我也是尴尬到不知所措，不好意思的回应了一句“是不是有点早”？看到这里的朋友可能觉得有点好笑，你可能不相信，我的计划确实已经订到7月底。

自从好多年前，我就慢慢的养成了计划的习惯，从工作到生活，我都习惯于提前计划。了解我的人都知道，任何事情约我都需要提前跟我安排。并不是我忙或事故意找借口，只是因为我所有事情都会提前安排好，除非特殊事情发生以为，我几乎不会在没有提前计划的情况下有空余的时间。因为擅长plan，这些年里我也很少忘记乃至延迟任何事情，很多人都会觉得我的记忆力很，其实不然，最主要的原意之一是因为我有一套自己的planning system。

我的planning system一般会按时间轴算起- 每年-每月-每周-每日。

先说说“每年”。

每年年末我必须要完成的一件事情就是需要买两本diary， 一本for work, 一本for personal life。工作diary 我会做两件事情， 一是mark下未来一年工作中的所有大事件或者说可以影响到business的事件。

比如说，新年，中国新年，情人节，Easter Long Weekend, 母亲节，圣诞节。任何新西兰/奥克兰未来一年即将举行的大型活动， 比如说Americian Cup, 每年的NZ Internatinla Comedy Festival,每年8月奥克兰的restaurant month, 一些大型的show, 演唱会等等。因为这些重要的日子和大型活动都会提前计划好，所以你可以轻轻松松的plan your business arond it。

除此之外，我会根据business schedule计划这一年中每个月必需要完成的工作。

比如说，每年最忙的三个月，12月-2月，只需要focus on business operation. KPI Review在每年的12月 （6 months review) 和6月。Business year end 在每年的6月，每年的10月我会开始review recruitment for holiday season 等等。之后我还会做一个简短的一年需要完成check list-相当于一个小的business plan. 比如说，计划change beverage list, review people learning & development system等等。

生活diary， 我习惯于在一年的开头计划好这一年希望实现的所有personal goals。比如说一周健身3-4次， 每个月读一本书，来一次说走就走的旅行，回一次国看望家人和朋友。除此之外，我会在diary 上mark 下生活里对我来说所有的重要事情， 比如说朋友们的生日，回国度假的日期，发工资的日子。同事孩子未来出生的日子，乃至是还信用卡的日子，交房贷，水电费的日子等等。

大的计划有了，接下来就是“每月”的计划。

每个月的月底，我都会提前做好下个月的准备。比如说，6月的最后一周，我基本上会计划7月里在工作和生活中需要完成的所有事情。我比较喜欢用笔写下来， 但也会使用电话里的calendar, 工作日历一般依赖于outlook。我会把所有事情以check list的形式简短列出后付诸于行动。“每周”和“每月”相似，只不过是因为时间比较接近而更加具体化。

工作上我会在last day at work 做下一周的plan, 一般来说，除了某些具体时间需要完成的事情，我会把工作按照priority 的形式排列， 然后在一周内逐一完成。生活上的事情，我会用手机记录一个简单check list (我一般喜欢用 I PHONE的列表),完成一项事情ticket 一下就会从列表中消失。在一周的结束前你会发现满满的满足感。

“每日”计划，你可以在前一天提前写好你的list- based on the priority,你也可以在一天开始的时候计划好这一天生活和工作中所有需要完成的事情。

在这里我想提一点，千万不要把你的一天安排满满的。你需要留出一定的时间休息或者计划有意外的事情发生从而打乱了你原本的计划。这就是为什么说，在plan”每日“计划中， 无论是生活上的，还是工作中的，一定要完成最重要的那部分先。这样的话吗，即使有”突发事件“发生，对你一天总体的plan也不会有很大的影响。

Back Up Plan

Back up plan 也就是说在重大事情上，同一件事情，你不但需要有计划，你还需要有Plan A, Plan B, Plan C或者更多的plan。毕竟我们都是普通人，也没有预知未来的能力，所以，为了更好的完成工作和生活，在任何事情上我都建议有一个back up plan.可能很多小的事情看似简单，你认为不需要plan或者是back up plan，可毕竟多做一点，多想一步一定会好过什么都不做。

我们这个行业的人特别喜欢用的一句话就是“just in case” (以防万一）。

举一个我生活中没有back up plan的例子。

前几周还在疫情二级时候，我答应带孩子去动物园看老虎，这是我儿子懂事以后第一次去动物园，虽然我不理解小孩子的想法，可我无形中可以感觉到他内心的渴望。因为最近有事情有点多，也确实因为我的疏忽了，没有提前计划好，等到了动物园的时候才被告知在二级的情况下到动物园是需要提前网上reserved的，而当天的booking 已经满了。也就是说无论如何我都没有机会进到动物园里。如果你也为人父母，你应该会明白，当你看到一个2岁多的小孩满怀欣喜的来到动物园被拒之门外的那种失落感，我恨不得想找个洞钻进去。更可悲的是，除此之外我没有其他任何的计划， 只能带着孩子失望的离开了。

你可能认为这是一件生活中小到不值一提的事情，可却让我思考了plan 和back up plan的重要性。我原以为一个去动物园这么简单的事情难道也需要提前计划吗？结果换来的是孩子内心的失落感。可想而之，如果你在重大事情上没有plan 或者back up plan会面临多大的损失？

Covid -19教会了我们太多太多，对我来说最受益匪浅的是提供了一个非常好的reflect myself的机会。是思想上和内心的升华。

今天和一朋友聊天，她给我讲了一个“黑天鹅”的故事 （有兴趣的朋友可以search纳西姆.尼古拉斯.塔勒布的黑天鹅一书）。你就会明白其实很多事情并不紧紧只是我们固有的思维。大千世界，所有事情也不会按照我们的想象去发生。谁又会想到今时今日开飞机的会失业，谁又能想到全球性的lock down。

相信一个covid-19改变了几乎所有人的生活轨迹。而我却觉得因为平时擅长plan in advace 和always have back up plan， 使我的生活和工作并没有收到重大的影响。

在这个每天都充满负能量的今时今日，至少说planning skills无形中增加了我没有放弃生活和工作的勇气。也因为这个原因，我其实特别想分享一下我个人计划的一些方式方法供你参考。

你可能认为plan不一定很重要，但我却觉得planning skills确实是工作和生活中必不可少的而且是非常重要的技能之一。无论未来会不会再来一个covid-19或者something happens even wrose， 提前做好计划对未来总会有利而无一害。